Oficina virtual para pymes y autónomos
El presupuesto está en el ordenador de la oficina
Estás en casa de un cliente, te piden el presupuesto que hiciste el mes pasado y está en el ordenador de la oficina. O peor: en el portátil del compañero que hoy libra. Esa llamada que no puedes cerrar en el momento es dinero que se enfría.
Una oficina virtual es simplemente que tus documentos, tu correo y tus herramientas estén donde estés tú, y no en una torre concreta debajo de una mesa concreta. Ni es caro ni es complicado, pero hay que montarlo con cabeza para que no acabe siendo un caos de carpetas sueltas.
Qué es una oficina virtual y qué no es
No es tener los archivos en el disco duro de casa ni pasarse documentos por WhatsApp. Eso es lo que la mayoría de los negocios pequeños hace hoy, y funciona hasta el día que alguien borra algo, se pierde un móvil o entra una persona nueva y nadie sabe qué versión del presupuesto es la buena.
Bien montada tiene tres cosas: los archivos en un sitio compartido con permisos, el correo del dominio de tu empresa, y las herramientas de trabajo accesibles desde cualquier equipo. Con copia de seguridad y sabiendo quién puede ver qué.
Cómo se monta
Trabaja desde donde estés
En casa del cliente, en la furgoneta o en el taller.
Los documentos y el correo en el móvil y en el portátil, actualizados solos. Lo que cambias en uno aparece en el otro sin enviarte nada a ti mismo.
Carpetas compartidas con permisos
Cada uno ve lo que tiene que ver.
La carpeta de administración no la abre todo el mundo, y cuando entra alguien nuevo se le dan los accesos en un minuto, no se le pasa una copia.
Correo con tu propio dominio
nombre@tunegocio.es, no una cuenta gratuita.
Da confianza al cliente, se configura en todos los dispositivos y deja de depender de la cuenta personal de nadie.
Qué te llevas con la oficina virtual
Se acabó el «lo tengo en el otro ordenador»
El archivo está donde esté la persona. Es el cambio que más se nota el primer día, y el que más tiempo devuelve a la semana.
Versiones, no copias
Se acaban los presupuesto_final_v3_bueno.pdf. Hay un documento y un historial, y si alguien la lía se recupera la versión de ayer.
Copia de seguridad de serie
Lo que está compartido se respalda. Un portátil que se cae al suelo deja de ser una catástrofe y pasa a ser un portátil roto.
Entrar y salir gente sin drama
Cuando alguien deja el negocio se le retira el acceso y ya está. No hay que ir equipo por equipo a ver qué se llevó.
Reuniones sin desplazarse
Videollamada con el cliente o con la gestoría en vez de dos horas de coche. En esta comarca eso es media mañana ganada.
Bien atado
Permisos, segundo factor y copias entran dentro de la ciberseguridad: compartir sin control es justo por donde se escapan los datos.
Preguntas frecuentes sobre la oficina virtual
¿Esto es lo mismo que tener Dropbox?
Se parece, pero no. Una carpeta en la nube sin permisos, sin copia y sin control de quién entra es media solución. Lo importante no es dónde están los archivos, es quién puede verlos y qué pasa el día que alguien borra algo.
Somos dos personas, ¿nos merece la pena?
Sí, y sale muy barato a ese tamaño. De hecho cuanto más pequeño es el negocio, más duele que la información esté solo en la cabeza y en el ordenador de una persona.
¿Necesito internet bueno?
Con una conexión normal de la comarca funciona de sobra. Los archivos se sincronizan en segundo plano y puedes trabajar sin conexión: cuando vuelves a tener línea, se actualiza solo.
¿Y si se cae internet en el pueblo?
Sigues trabajando con los archivos que tengas sincronizados en tu equipo. No te quedas parado. Es una de las razones por las que no montamos todo en remoto puro.
¿Puedo seguir usando mi correo de siempre?
Se puede migrar tu correo actual con el histórico, o montar uno nuevo con tu dominio. Se hace por la noche o en fin de semana para que no pierdas ni un mensaje en horario de trabajo.
¿Esto lo cubría el Kit Digital?
Sí, había una categoría de servicios y herramientas colaborativas. Ahora mismo no hay convocatoria abierta; el estado real lo tienes en nuestra página de Kit Digital.
¿Montamos tu oficina virtual?
Cuéntanos cuántos sois y cómo os pasáis los archivos ahora. Con eso ya se ve qué hace falta y qué no. Muchas veces con ordenar lo que ya tienes se gana más que comprando nada.
Puedes ver también los programas de gestión, el mantenimiento informático y el puesto de trabajo seguro.