Factura electrónica para pymes y autónomos
Va a dejar de valer el Word y el PDF
Si facturas con una plantilla de Word, con un Excel de hace diez años o con un PDF hecho a mano, ese sistema tiene los días contados. La factura electrónica entre empresas y autónomos va camino de ser obligatoria en España, y no es un formato bonito: es un fichero estructurado que se envía y se registra.
La buena noticia es que no es difícil, y la mala es que casi nadie lo prepara hasta el último mes, que es justo cuando todos los proveedores de software están saturados y nadie te atiende.
Qué es la facturación electrónica y en qué te afecta
Una factura electrónica no es un PDF por correo. Es un fichero con un formato concreto que el sistema del cliente puede leer solo, sin que nadie teclee nada, y que queda registrado con su estado: emitida, recibida, aceptada, pagada.
Sobre los plazos vamos a ser honestos: las fechas se han movido varias veces desde que se aprobó la ley, y no te vamos a poner aquí una que mañana cambie. Lo que hacemos es mirar tu caso concreto —si eres autónomo o sociedad, cuánto facturas y a quién— y decirte en qué punto estás y qué te toca preparar.
Cómo lo hacemos
Miramos cómo facturas hoy
Antes de cambiar nada.
Cuántas facturas haces al mes, con qué programa, quién las emite y cómo llegan a tu gestoría. De ahí sale si necesitas cambiar de programa o solo configurarlo.
Programa adaptado y configurado
Ni el más caro ni el más barato: el que te encaje.
Lo instalamos, migramos tus clientes, artículos y series de facturación, y lo dejamos emitiendo en el formato que toca.
Y te enseñamos a usarlo
La parte que casi nadie incluye.
Una sesión contigo y con quien facture en tu negocio, con vuestras facturas reales. Si al día siguiente no sabéis emitir, el cambio no ha servido de nada.
Qué resuelve pasarse a la factura electrónica
Dejas de teclear dos veces
La factura que emites entra sola en tu contabilidad y en la de tu cliente. Se acaba el pasar a mano los mismos datos en tres sitios distintos.
Sabes quién te debe
El estado de cada factura queda registrado. De un vistazo ves qué está pagado, qué está aceptado y qué lleva dos meses parado sin que nadie diga nada.
La gestoría deja de perseguirte
Se acabó el sobre de facturas del trimestre. Tu asesoría recibe los ficheros directamente y en el formato que necesita.
Cumples sin sustos
Cuando llegue la fecha que te toque, ya estarás emitiendo así desde hace meses. Es la diferencia entre un cambio tranquilo y una carrera en diciembre.
Menos errores
Un número repetido, un IVA mal puesto o un cliente con el NIF cambiado dejan de pasar, porque el programa no te deja emitirla mal.
Todo en el mismo sitio
Si además usas un programa de gestión, la facturación, los clientes y el almacén dejan de ser tres islas separadas.
Preguntas frecuentes sobre factura electrónica
¿Un PDF enviado por correo ya es factura electrónica?
No. Ese PDF lo lee una persona, no un sistema. La factura electrónica es un fichero estructurado que el ordenador del receptor interpreta solo. Es la confusión más repetida y la que hace que mucha gente crea que ya lo tiene resuelto.
Facturo diez veces al mes, ¿también me afecta?
Sí. La obligación no depende de que factures mucho o poco, sino de a quién le facturas. Un autónomo que emite cinco facturas al mes a otras empresas entra igual que una sociedad grande.
¿Tengo que cambiar de programa obligatoriamente?
No siempre. Algunos programas ya lo soportan y solo hay que configurarlos y actualizarlos. Otros no se van a adaptar nunca y ahí sí toca cambiar. Eso se ve en la primera revisión, antes de que te gastes nada.
¿Y mis facturas antiguas?
Se migran. Clientes, artículos, series y el histórico que se pueda recuperar del programa anterior. Nunca empezamos de cero si hay forma de traerse los datos.
¿Esto lo cubría el Kit Digital?
Sí, había una categoría de factura electrónica dentro del programa. Ahora mismo no hay convocatoria abierta: puedes ver el estado real en nuestra página de Kit Digital. Sin ayuda también sale a cuenta, sobre todo comparado con hacerlo con prisas.
¿Cuánto se tarda en tenerlo funcionando?
Si solo hay que configurar lo que ya tienes, unos días. Si hay que cambiar de programa y migrar datos, de dos a cuatro semanas contando la formación. Lo que alarga siempre es empezar tarde.
¿Miramos cómo facturas ahora?
Cuéntanos con qué facturas hoy y te decimos si te vale, qué hay que tocar y cuánto cuesta. Si tu programa ya lo soporta, te lo diremos igual, aunque no nos compres nada.
Puedes ver también los programas de gestión, el mantenimiento informático y el resto de servicios informáticos.