Cada vez que alguien nos pide presupuesto de mantenimiento informático, la conversación acaba en el mismo sitio: «vale, ¿y esto qué incluye exactamente?». Es la pregunta correcta, y casi ningún presupuesto la responde bien.
Así que vamos a dejarlo por escrito: qué entra en un contrato de mantenimiento informático, qué no entra, y qué preguntas conviene hacer antes de firmar nada.
Qué es un contrato de mantenimiento informático
Es un acuerdo por el que pagas una cuota fija al mes y, a cambio, alguien se encarga de que tus equipos funcionen. La diferencia con llamar cuando algo se rompe es el enfoque: en vez de pagar por arreglar, pagas por que no se rompa.
Suena a matiz y no lo es. Un negocio sin contrato llama cuando ya está parado, y entonces el técnico va con lo que tiene y en el hueco que puede. Con contrato, el equipo que iba a fallar se detecta antes, y la actualización que rompe cosas se hace un viernes por la tarde y no un lunes a las nueve.
Qué incluye normalmente
Mantenimiento preventivo
Es la parte invisible y la que justifica la cuota: actualizaciones del sistema y de los programas, limpieza física de los equipos, revisión de discos duros antes de que mueran, comprobación de que las copias de seguridad se están haciendo y espacio libre en los servidores.
Soporte y resolución de incidencias
Cuando algo falla, lo arreglan sin factura aparte. Aquí es donde hay que fijarse en la letra pequeña: cuántas incidencias entran, si el desplazamiento está incluido y en cuánto tiempo se comprometen a atenderte.
Antivirus y copias de seguridad
En la mayoría de los contratos serios va incluido el antivirus gestionado y la supervisión de las copias. Si el presupuesto que te han pasado no menciona ninguna de las dos cosas, no es un contrato de mantenimiento: es un bono de horas.
Inventario de lo que tienes
Qué equipos hay, con qué licencias, qué antigüedad y cuándo tocará cambiarlos. Parece burocracia hasta el día que tienes que reponer un equipo y nadie sabe qué llevaba dentro.
Qué NO suele incluir (y conviene preguntar)
El hardware nuevo. La mano de obra de cambiar un disco entra; el disco, no. Lo mismo con equipos completos, impresoras o electrónica de red.
Las licencias de software. Office, los programas de gestión o el sistema operativo se pagan aparte, salvo que el contrato diga lo contrario.
Los proyectos. Montar una red nueva, migrar a otro programa de facturación o cambiar todos los equipos de la oficina son trabajos con presupuesto propio. Un contrato de mantenimiento cubre el día a día, no las obras.
Lo que rompe alguien a propósito. Y sí, pasa: un equipo con líquido derramado, un portátil que se cae al suelo o alguien que instala lo que no debe.
Las cinco preguntas que conviene hacer antes de firmar
1. ¿En cuánto tiempo venís si me quedo parado? Que te den un plazo concreto, no un «lo antes posible». Y que distinga entre lo que se resuelve en remoto y lo que necesita que alguien se suba al coche.
2. ¿Está incluido el desplazamiento? Importante fuera de la capital. Un contrato barato al que hay que sumarle el kilometraje cada visita acaba saliendo caro.
3. ¿Quién comprueba que las copias funcionan? No que se hagan: que se puedan restaurar. Si nadie ha hecho nunca una prueba de restauración, esa copia no vale nada hasta que se demuestre lo contrario.
4. ¿Qué pasa si me quiero ir? Permanencias, preaviso y, sobre todo, quién tiene las contraseñas de tus sistemas. Los accesos a tu dominio, tu correo y tus equipos son tuyos, y deben entregarse sin discusión.
5. ¿Voy a saber qué habéis hecho este mes? Un parte o un informe, aunque sea breve. La queja más repetida sobre el mantenimiento informático es «pago y no sé para qué», y casi siempre es un problema de comunicación, no de trabajo.
¿Cuántos equipos hacen falta para que compense?
Menos de los que la gente cree. A partir de tres o cuatro equipos y un servidor, o de cualquier negocio que se pare si el ordenador de la caja falla, la cuenta sale sola: una sola mañana parado en temporada alta cuesta más que varios meses de cuota.
Por debajo de eso, a veces compensa más un acuerdo de horas y revisiones puntuales. Nosotros lo decimos cuando es el caso, aunque signifique no vender un contrato.
Y si estás en la Sierra Norte
Hay un factor que en la capital no se nota y aquí sí: la distancia. Un proveedor de Sevilla capital puede tardar una hora larga en llegar a Cazalla, Constantina o Guadalcanal, y eso si el técnico sale en ese momento. Trabajar con alguien de la comarca no es sentimentalismo, es tiempo de respuesta.
Si estás valorando contratar mantenimiento, mira nuestro mantenimiento informático para empresas en Sevilla, y si lo que te preocupa es la seguridad, la página de ciberseguridad para empresas explica qué incluimos en esa parte.
¿Tienes un presupuesto de mantenimiento encima de la mesa y no sabes si es bueno? Mándanoslo y te decimos qué le falta, sin compromiso y aunque acabes firmando con otro.
